Gospodarka zapasami i magazynem. Część 2. Zarządzanie magazynem

Gospodarka zapasami i magazynem. Część 2. Zarządzanie magazynem

Celem książki pt. „Gospodarka zapasami i magazynem” jest zapoznanie czytelnika z typowym procesem magazynowania i prawidłowym wykonywaniem prac magazynowych.

Książka kierowana jest do uczniów kształcących się w zawodzie technik logistyk, ale zebrany w niej materiał może być również przydatny studentom na kierunku Logistyka. Publikacja może być również wartościowym źródłem wiedzy dla osób pracujących w magazynach, którzy poszukują wiedzy i wskazówek o tym, jak efektywnie zarządzać zapasami i magazynem na poziomie operacyjnym.

Wprowadzenie do zarządzania magazynem

Gospodarka magazynowa to działalność przedsiębiorstwa, której celem jest właściwe przechowywanie dóbr materialnych (zapasów), pozwalające zabezpieczyć działalność tegoż przedsiębiorstwa. W gospodarce magazynowej kluczowe są dwa pojęcia: zapas i magazyn. Zapas to dobro materialne nabywane i utrzymywane w ilości większej niż wynosi bieżące zapotrzebowanie przedsiębiorstwa. Magazyn to z kolei obiekt przeznaczony do magazynowania zapasów w celu zabezpieczenia ich przed stratami jakościowymi i/lub ubytkami ilościowymi.

Na tak rozumianą gospodarkę magazynową składają się 3 obszary działań:

  • Prace magazynowe – przyjmowanie, składowanie i wydawanie zapasów z magazynu,
  • Zarządzanie magazynem – planowanie, organizowanie i kontrolowanie działalności magazynu,
  • Funkcje pomocnicze – prowadzenie ewidencji oraz ochrona magazynu i zapasów.

Proces magazynowania od A do Z

Na proces magazynowania składają się następujące etapy prac:

1. Kontrola odbiorcza dostaw
Jednym z warunków właściwej jakości wyprodukowanych wyrobów gotowych jest właściwa jakość surowców, materiałów i komponentów niezbędnych do ich produkcji. Dlatego też kontrola dostaw jest ważnym punktem całego procesu produkcyjnego. Kontrola odbiorcza dostaw zazwyczaj składa się z dwóch etapów: kontroli ilościowej (zestawienie ilościowego stanu faktycznego dostawy z zamówieniem) oraz kontroli jakościowej (zestawienie jakości stanu faktycznego dostawy ze specyfikacją wynikającą z zamówienia).

2. Przyjęcie materiałów i towarów do magazynu
Po otrzymaniu i kontroli dostawy następuje przyjęcie towarów do magazynu. Przyjęcie ma wymiar fizyczny (przemieszczenie zapasów do magazynu) oraz ewidencyjny (wprowadzenie dostawy do systemu ewidencyjnego przedsiębiorstwa na podstawie wystawionych dokumentów, np. PZ lub ZW).

3. Lokalizacja i składowanie towaru w strefie składowania
Kolejny etap procesu magazynowania zaczyna się od wyznaczenia lokalizacji miejsc przechowywania przyjętych właśnie do magazynu zapasów. Każde miejsce składowania powinno być oznaczone indywidualnym identyfikatorem, który umożliwi szybką lokalizację poszukiwanego asortymentu, np. za pomocą systemu informatycznego WMS.

4. Kompletacja zapasu
Kompletacja jest pierwszym etapem wydawania towaru z magazynu. Podczas kompletacji potrzebnych pozycji asortymentowych następuje pobieranie zapasu według kolejności zamówień lub list kompletacyjnych, przemieszczanie zapasu w magazynie, rozformowanie i formowanie jednostek ładunkowych, znakowanie oraz przekazanie do wydania.

5. Załadunek materiałów i towarów na środek transportu

6. Wydanie towaru z magazynu
Wydanie zapasu z magazynu jest ostatnią fazą procesu magazynowania. Następuje w niej przekazanie przygotowanej podczas kompletacji przesyłki w postaci jednostek ładunkowych zgodnych z listą kompletacyjną. Fizycznemu wydaniu towarów z magazynu musi towarzyszyć odwzorowanie tego ruchu w systemie ewidencyjnym przedsiębiorstwa. W tym celu sporządza się dokument magazynowy Wz (wydanie zewnętrzne zapasu), Rw (wydanie z magazynu do użytku wewnętrznego) lub MM (przesunięcie między wewnętrznymi magazynami).

Rozplanowanie magazynu

Typowy proces magazynowy składa się z czterech etapów prac: przyjmowania towaru, przechowywania, kompletowania i wydawania zapasów z magazynu. W celu sprawnej realizacji tych funkcji, w magazynach wyodrębnia się następujące strefy: przyjęć, składowania, kompletacji i wydań.

Strefa składowania – stanowiąca zazwyczaj największą część magazynu – obejmuje powierzchnię składową dla przechowywanych zapasów oraz drogi manipulacyjne. Strefa kompletacji czasami jest funkcjonalnie połączona ze strefą składowania. Wykonywane są w niej prace polegające na pobieraniu zapasów wg zamówienia i formowania jednostek ładunkowych. W strefie wydań natomiast następuje załadunek jednostek ładunkowych na środek transportu i inne czynności związane z ekspedycją zamówienia.

Rozmieszczenie zapasów w magazynie

Zapasy w magazynie generalnie można składować na dwa sposoby: bez użycia urządzeń do składowania (w stosach) lub za pomocą urządzeń do składowania (na różnego rodzaju regałach). Składowanie towarów na regałach jest metodą najpopularniejszą, ponieważ pozwala na efektywniejsze wykorzystanie dostępnej przestrzeni magazynowej – dla przykładu, regały wysokiego składowania umożliwiają przechowanie ładunków na wysokości ponad 12 m.

W celu zapewnienia szybkiego dostępu do poszukiwanego ładunku, każde miejsce składowania powinno mieć swoje indywidualne oznaczenie, zsynchronizowane z magazynowym systemem informatycznym. W praktyce najpowszechniejszą metodą jest oznaczanie każdego miejsca czterosymbolowym kodem, np. 5-23-6-A, gdzie symbole oznaczają kolejno: numer rzędu regałowego, numer kolumny, numer półki i oznaczenie miejsca paletowego.

Wyposażenie techniczne w procesie magazynowania

Wyposażenie techniczne magazynu można podzielić na cztery podstawowe grupy:

  • Urządzenia do składowania (regały półkowe, paletowe lub wspornikowe),
  • Środki transportu wewnętrznego (wózki ręczne lub z napędem, suwnice, przenośniki),
  • Urządzenia ułatwiające prace pracowników magazynowych (owijarki, paletyzarki, wagi, drukarki etykiet),
  • Urządzenia zabezpieczające (sprzęt gaśniczy, oświetlenie ewakuacyjne, systemy sygnalizacji włamania i napadu, monitoring wizyjny.

Inwentaryzacja w magazynie

Inwentaryzacja w magazynie to czynności wykonywane w celu ustalenia stanu rzeczywistego ilości i wartości składników majątkowych przedsiębiorstwa. Celem inwentaryzacji jest również rozliczenie materialne pracowników odpowiedzialnych za powierzone mienie.

Inwentaryzację zapasów przeprowadza się najczęściej metodą spisu z natury. Spis z natury polega na sporządzeniu wykazu (zestawienia) stanu faktycznego, który jest dokonywany na podstawie naocznego stwierdzenia.

Analiza wydajności i kosztów magazynowania

W celu podejmowania racjonalnych i przemyślanych decyzji w gospodarce magazynowej stosuje się różnorodne wskaźniki. Najpopularniejsze z nich wymieniono poniżej.

Wskaźniki operacyjne gospodarki magazynowej

  • Wielkość obrotu magazynowego,
  • Wskaźnik wydajności pracy pracowników magazynowych,
  • Wskaźnik intensywności pracy pracowników magazynowych,
  • Wskaźnik wykorzystania czasu pracy pracowników magazynowych,
  • Wskaźnik pracochłonności obrotu magazynowego,
  • Wskaźnik zakorkowania prac magazynowych,
  • Wskaźnik oceny sposobu składowania zapasów,
  • Wskaźnik wykorzystania ładowności palet.

Wskaźniki techniczne gospodarki magazynowej

  • Wskaźnik wykorzystania powierzchni składowej,
  • Wskaźnik wykorzystania wysokości składowej budowli magazynowej,
  • Wskaźnik wykorzystania przestrzeni składowej budowli magazynowej,
  • Wskaźnik wykorzystania pojemności składowej magazynu.

Wskaźniki kosztowe gospodarki magazynowej

  • Wskaźnik jednostkowego kosztu magazynowania zapasów,
  • Wskaźnik jednostkowego kosztu realizacji obrotu magazynowego,
  • Wskaźnik kosztów utrzymania powierzchni magazynowej,
  • Wskaźnik kosztów utrzymania przestrzeni magazynowej,
  • Wskaźnik kosztów zatrudnienia jednego pracownika magazynowego.

Systemy informatyczne zarządzające magazynem i nowoczesne technologie

Trudno wyobrazić sobie współczesny magazyn funkcjonujący bez wsparcia systemu informatycznego. Systemy takie nazywa się systemami WMS (ang. Warehouse Management System). Dobrze zaprojektowany WMS posiada następujący zestaw funkcjonalności: hierarchiczny podział struktury magazynów; przestrzenny podział miejsc składowania; opis parametrów logistycznych jednostek ładunkowych; obsługę procesu magazynowego (przyjęcia, składowanie, różne rodzaje kompletacji, wydawanie); obsługę przy zastosowaniu automatycznej identyfikacji ładunków (za pomocą kodów kreskowych i RFID); automatyczny lub manualny podział lokacji jednostek ładunkowych; obsługę crossdockingu; obsługę zwrotów; obsługę inwentaryzacji; zarządzanie opakowaniami jednorazowymi i zwrotnymi; raporty i analizy; współpracę i sterowanie urządzeniami magazynowymi.

W każdym magazynie niezbędne jest ustalenie metod szybkiego i bezspornego identyfikowania składowanych ładunków. Znaczącym usprawnieniem są nowoczesne metody automatycznej identyfikacji zapasów. Polega ona na oznakowaniu każdej jednostki ładunkowej indywidualnym identyfikatorem, który następnie można automatycznie odczytać za pomocą skanera lub odbiornika radiowego. Do tego typu identyfikatorów zalicza się m.in.: kody kreskowe oraz radiowe etykiety RFID.

Gdzie kupić